Cada vez más equipos de finanzas están dando el salto de QuickBooks Desktop a QuickBooks Online. La versión en línea mantiene la experiencia de usuario a la que está acostumbrado y al mismo tiempo permite el acceso desde cualquier lugar y en cualquier momento. QuickBooks está en proceso de eliminar gradualmente su software de escritorio. El 31 de julio de este año es la última oportunidad que tendrán las personas para comprar la mayoría de los productos QuickBooks Desktop. Si bien esto no necesariamente afecta a los suscriptores de escritorio existentes, se avecinan cambios. En mayo, QuickBooks planea descontinuar QuickBooks Desktop 2021. Eso significa que este producto dejará de recibir actualizaciones de seguridad y los usuarios perderán el acceso a QuickBooks Desktop Payroll, Desktop Payments, Online Banking y más, junto con soporte técnico en vivo y Online Backup. Las empresas que quieran adelantarse a esto deberían empezar a pensar en la transición a QuickBooks Online ahora.
Lo que necesita saber antes de convertir de escritorio a en línea
Pasar a QuickBooks Online significa transferir todos sus datos. No deberías perder nada en la transición. QuickBooks permite migrar todos sus datos, desde los libros de contabilidad de su empresa hasta la información de nómina, desde el escritorio a Internet. Aún así debes descargar y guardar tu archivo en caso de que algo salga mal durante la migración. Es posible que aún pueda aprovechar la asistencia de migración gratuita de la empresa. Técnicamente, se suponía que este soporte gratuito solo estaría disponible hasta el 17 de enero. Puede consultar la sección de preguntas frecuentes en su sitio web para ver si todavía se promociona hoy. Si es así, vale la pena consultar con su equipo para ver si todavía se ofrece asistencia migratoria sin cargo. Si no es así, o si simplemente desea tener control sobre la transición de todos los datos financieros confidenciales de su empresa, puede encargarse de esta migración usted mismo. Aquí está su guía paso a paso.
Paso 1: haga una copia de seguridad de sus datos
En QuickBooks Desktop, presione "Archivo", luego elija "Crear copia de seguridad..." y elija "Copia de seguridad local". Se le pedirá que elija dónde desea guardar el archivo. El archivo resultante es su medida de protección en caso de que tenga algún problema con la migración, así que guárdelo en un lugar estratégico. Si no ve la opción de copia de seguridad disponible, es posible que esté en modo multiusuario. Para cambiar al modo de usuario único, elija esa opción en el menú "Archivo".
Paso 2: actualice el escritorio de QuickBooks
Exporte archivos desde QuickBooks Desktop ejecutándose en el software más reciente para una transición más fluida. Para actualizar su QuickBooks Desktop a la última y mejor versión, elija "Ayuda" en el menú superior, luego haga clic en "Actualizar QuickBooks Desktop". Presione "Actualizar ahora" y luego elija "Obtener actualizaciones". Es posible que deba reiniciar QuickBooks y su computadora para finalizar la actualización.
Paso 3: Manejar la nómina
Si hay algún proceso de nómina pendiente o necesita realizar algún pago de impuestos sobre la nómina, hágalo ahora. Luego, elija "Editar" y "Preferencias..." para abrir el menú de preferencias. En eso, elija "Nómina y empleados" en el menú de la izquierda, luego haga clic en "Preferencias de la empresa" y seleccione "Sin nómina". Esto desactiva la nómina en QuickBooks Desktop para que no duplique accidentalmente la nómina ejecutándola tanto en el escritorio como en línea.
Paso 4: Obtenga su informe de responsabilidad fiscal sobre las ventas
Deberá ingresar entradas de ajuste cuando configure QuickBooks Online, por lo que querrá tener esto a mano. Para obtener su informe de responsabilidad por impuestos sobre las ventas, haga clic en "Informes" > "Proveedores y cuentas por pagar" > "Responsabilidad por impuestos sobre las ventas". Elija "Todos" en el menú desplegable "Fechas". Seleccione "Guardar como PDF" en el menú desplegable "Imprimir". Elija dónde desea guardar el PDF y luego presione "Guardar".
Paso 5: asegúrese de que su archivo no sea demasiado grande
Presiona Ctrl+1 en tu teclado. Esto abrirá la ventana de Información del producto. En el cuadro "Información del archivo", verá un campo titulado "Objetivos totales". En EE. UU., necesitas tener menos de 750 000 para exportar tu archivo de QuickBooks Desktop de una sola vez. Si supera ese número, deberá exportar listas y saldos individualmente a QuickBooks Online, lo que básicamente significa repetir los pasos a continuación varias veces diferentes. Debido a que esto es más complicado, es posible que desee incluir el soporte de QuickBooks allí, lo cual le mostramos cómo hacerlo al final de este artículo.
Paso 6: Prepare sus datos para exportar
Ahora, seleccionará "Empresa" en el menú superior y luego hará clic en "Exportar el archivo de su empresa a QuickBooks Online". Haga clic en "Comenzar" y tendrá la opción de exportar todos los datos de su empresa o datos específicos. Elija "Exportar todos los datos de su empresa" a menos que su archivo sea demasiado grande (es decir, tenga demasiados objetivos) para hacerlo todo de una sola vez.
Paso 7: cree o inicie sesión en su cuenta en línea de QuickBooks
Presione "Continuar" y se le dará la opción de firmar
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el proceso para migrar datos de QuickBooks Desktop a QuickBooks Online?
La migración de datos de QuickBooks Desktop a QuickBooks Online implica varios pasos. El primer paso es asegurarse de tener una conexión a Internet estable. Luego, debe crear una cuenta de QuickBooks Online e iniciar sesión en ella. Después de eso, puede utilizar la herramienta de migración en QuickBooks Desktop o la herramienta en línea proporcionada por QuickBooks para transferir sus datos. También puede exportar manualmente sus datos desde QuickBooks Desktop e importarlos a QuickBooks Online.
¿Puedo transferir mis datos de QuickBooks Desktop a QuickBooks Online de forma gratuita?
Sí, puede transferir sus datos de QuickBooks Desktop a QuickBooks Online de forma gratuita. QuickBooks proporciona una herramienta en línea gratuita para migrar sus datos. Sin embargo, si necesita ayuda durante el proceso de migración, es posible que deba pagar por los servicios de soporte.
¿Cuáles son las limitaciones que puedo enfrentar al migrar de QuickBooks Desktop a QuickBooks Online?
Hay algunas limitaciones a considerar al migrar de QuickBooks Desktop a QuickBooks Online. Por ejemplo, es posible que algunas funciones de QuickBooks Desktop no estén disponibles en QuickBooks Online. Además, QuickBooks Online tiene una interfaz de usuario diferente, a la que puede llevar algún tiempo acostumbrarse. Además, es posible que deba comprar una nueva suscripción a QuickBooks Online, que puede ser más costosa que su suscripción actual a QuickBooks Desktop.
¿Existe una lista de verificación que pueda seguir para garantizar una transición sin problemas de QuickBooks Desktop a QuickBooks Online?
Sí, QuickBooks proporciona una lista de verificación para ayudar a garantizar una transición sin problemas de QuickBooks Desktop a QuickBooks Online. La lista de verificación incluye pasos como hacer una copia de seguridad de los datos de QuickBooks Desktop, verificar sus datos y asegurarse de tener una conexión a Internet estable. Puede encontrar la lista de verificación en el sitio web de QuickBooks.
¿Qué debo hacer si excedí los 60 días y necesito transferir mis datos de QuickBooks Desktop a QuickBooks Online?
Si excedió los 60 días y necesita transferir sus datos de QuickBooks Desktop a QuickBooks Online, es posible que deba comunicarse con el soporte de QuickBooks para obtener ayuda. Es posible que puedan brindarle una solución para transferir sus datos, pero es posible que deba pagar por los servicios de soporte.
¿Cuánto tiempo debo asignar para la conversión de QuickBooks Desktop a QuickBooks Online?
La cantidad de tiempo necesaria para la conversión de QuickBooks Desktop a QuickBooks Online depende del tamaño de su archivo de datos y de la velocidad de su conexión a Internet. Normalmente, el proceso de conversión puede tardar desde unas pocas horas hasta unos días. Es importante dedicar suficiente tiempo al proceso de conversión para garantizar que todo se transfiera correctamente.
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